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이번 포스팅에서는 EXCEL과 구글 시트의 차이점을 간략하게 살펴보며, 어떤 개인/기업이 구글 시트를 사용하는 편이 좋을지 생각해봅니다.
1. 스프레드시트 소프트웨어하면 MS 엑셀 밖에 없나요?
국내 많은 기업들이 MS OFFICE 를 사용합니다. 자료에 따르면 국내 점유율은 70%라고 추산합니다. 나머지 30%는 공공기관 중심의 한컴오피스라고 하니, 국내 민간기업의 대부분은 MS OFFICE 를 쓴다고 볼 수 있을까요?
그런데 한국에서 문서작성은 MS WORD와 한글을 병행해서 쓰는 비율이 꽤 되는 것 같지만, 데이터 관리는 한셀을 쓰는 쪽은 한 번도 본적이 없습니다. MS와 한컴 둘 중에 하나라면 언제나 MS EXCEL을 사용하고 있는 것 같습니다.
저도 삼성에 근무할 때, 사내 문서작성은 훈민정음을 사용한 적은 있지만 모든 데이터는 MS EXCEL 이었고, 다른 모든 기업과 거래처도 MS EXCEL 외에 다른 툴을 쓰는 것을 별로 본 적이 없습니다.
"스프레드시트 소프트웨어 = MS 엑셀"은 거의 동의어로 여겨져왔고, 또 현재에도 어느 정도 그렇게 받아들여지고 있습니다.
하지만 점유율이 높은 소프트웨어가 언제나 모든 기업에게 적합하다고 말할 수 있을까요?
2. MS EXCEL보다 Google Sheets 가 적합한 경우
몇 가지 특성을 살펴보면서 어떤 기업에게 구글 시트가 적합할 지 소개하고자 합니다.
(1) 여러 명이 한 시트를 실시간으로 보며 수정할 필요가 있는가?
엑셀도 웹에서 공동작업이 됩니다. 하지만 엑셀은 기본적으로 PC에서 구동하는 것에 초점이 맞추어져 있는 것 같습니다. 엑셀 웹에서 작동하지 않는 기능들도 있어서, 여러 명이 실시간으로 업무를 진행하기엔 구글 시트가 적합한 것 같습니다.
구글 시트는 기본적으로 클라우드에서 구동되도록 설계되어 있어서 웹 상에서 모든 기능이 동작합니다.
(2) PC 성능이 안정적인가?
누구나 한 번쯤은 엑셀로 많은 업무를 처리하다가, 리소스 부족 등의 이유로 엑셀이 멈추는 경험을 해보셨을 것입니다. "더 기다려야할까? 아니면 이제 포기하고 재시작을 눌러야 할까?" 고민이 되지요. 그리고 재시작을 하면 과연 어디까지 자동 저장이 되어 있을 것인지 두근거립니다.
PC 성능이 높고, 안정적이라면 엑셀이 멈추거나 꺼지는 경우는 적지만 그래도 중요한 순간에 업무를 날려버릴 때가 있습니다.
구글 시트도 PC 성능에 따라 연산속도가 달라지며, 어떤 경우에는 엑셀의 퍼포먼스가 더 좋습니다. 하지만 실시간 자동 저장 성능이 뛰어나서 크롬이 다운될 때에도 데이터를 날리는 일은 거의 없던 것 같습니다. 그리고 수정 이력을 조회하고 시점 복원이 되는 것은 구글의 강점이죠.
(3) 다양한 환경에서 입력이나 수정이 필요한가?
엑셀과 구글 시트 모두 모바일 앱을 제공하고 있어서 휴대폰에서 클라우드에 저장된 데이터를 조회하고 수정할 수 있습니다. 스마트폰/패드 환경에서 입력/수정하는 측면에서는 대동소이하다고 생각합니다.
하지만 출장을 다닐 때를 생각해보면, 구글 시트가 더 편했습니다. 예를 들어, 언어를 잘 모르는 나라의 호텔 로비 PC로 엑셀 파일을 열어야 할 때나 공용 PC로 엑셀 파일을 열어야 하는데 버전이 호환되지 않을 때가 있습니다.
구글 시트는 쉽게 언어를 변경해서 볼 수도 있고, 호환되지 않는 경우가 없습니다.
개인적으로 회사에서 PC로 작업하다가, 회의 시간에 맞춰 택시를 나서 아이패드로 작업을 살펴보면서 약간 수정하고, 회의에서는 노트북으로 보여주며 논의하는 흐름에서는 구글 시트가 더 낫지 않나 싶습니다.
(4) 사내 클라우드 저장소로 구글 드라이브를 이용하는가?
구글 드라이브를 단지 클라우드 저장공간으로만 이용할 수도 있지만, 너무 아깝습니다. 만약 클라우드 저장소로 구글 드라이브를 사용한다면 구글 시트를 이용했을 때 시너지가 납니다.
초기 스타트업의 경우에는 비용절감을 위해 사내 결재 시스템으로 SKT, KT, 네이버와 같은 기업에서 제공하는 서비스를 이용하고, 메일 서비스도 함께 이용하거나 별도로 서비스를 구독합니다.
구글에서는 독자적으로 사내 결재 시스템을 제공하지 않은 아쉬움이 있기는 하지만, 그 외의 서비스들은 통합적으로 이용할 수 있고 시너지가 큽니다.
예를 들어 구글 시트 또는 문서로 작성하고, 구글 드라이브에 저장한 다음, Gmail에서 불러와서 해당 문서를 링크로 공유할 수 있습니다. 또는 작성한 문서를 PDF로 만들어서 구글 드라이브에 저장한 다음 Gmail 에서 불러와서 파일 첨부로 발송할 수 있습니다.
(5) 구글의 타 서비스와도 연동해서 사용할 것인가?
구글의 데이터스튜디오, 빅쿼리, 머신러닝 등 다양한 클라우드 기반의 서비스와 연동하기엔 구글 시트가 간편합니다.
엑셀로 CSV 형태로 저장해서 업로드하면 되지만, 그래도 한 단계를 더해야하니 조금 번거롭죠.
이상의 5가지 정도만 살펴보고자 합니다.
그러면 어떤 기업이 구글 시트를 사용하는 것이 좋을까요?
개인적으로는 개인사업자, 스타트업의 SW로 구글을 추천합니다. 싸고, 가볍고, 협업하기에 좋습니다.
중견, 대기업의 경우에는 이미 MS 오피스를 기반으로 시스템이 세팅되어 있기 때문에 구글로 전환하기는 어려우며, 사실상 불가능하지 않을까 싶습니다.
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